Trang chủ » Các phòng chức năng » Phòng Hành chính Quản trị » Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức biên chế và hoạt động của Phòng Hành chính Quản trị

Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức biên chế và hoạt động của Phòng Hành chính Quản trị

I. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn

1. Chức năng:

Phòng Hành chính Quản trị là đơn vị chịu sự lãnh đạo của Ban Giám đốc và sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Viện trưởng kinh tế, có chức năng làm công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị và sửa chữa nhỏ đảm bảo cho cơ quan hoạt động bình thường.

2. Nhiệm vụ và quyền hạn:

2.1. Công tác Hành chính:

– Phục vụ hội nghị, hội thảo, tiếp khách; chuẩn bị công tác khánh tiết trong các ngày lễ, ngày tết, hội nghị, hội thảo, tang lễ theo yêu cầu của cơ quan;

– Quản lý và phục vụ các phòng làm việc của Ban Giám đốc;

– Phục vụ xe ô tô đưa đón lãnh đạo và cán bộ của Viện đi công tác theo yêu cầu;

– Soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của Ban Giám đốc;

– Quản lý tài sản công cộng của cơ quan (tài sản các Phòng Giám đốc, Hội trường, phòng họp, nhà bếp,…);

– Quản lý, theo dõi, kiểm tra giám sát hoạt động của Tổ bảo vệ để đảm bảo an ninh trật tự trong cơ quan;

– Tổ chức mua và cấp phát độc hại hiện vật theo đúng chế độ quy định;

– Theo dõi công tác chăm sóc sức khoẻ và định kỳ hàng năm tổ chức khám sức khoẻ cho cán bộ, viên chức trong cơ quan;

Theo dõi, kiểm tra và đề xuất ý kiến nhằm đảm bảo cho khuôn viên của Viện xanh, sạch và đẹp;

– Theo dõi việc sử dụng và thanh toán tiền điện, nước, điện thoại của cơ quan.

2.2. Công tác quản trị:

– Tham mưu giúp Ban Giám đốc quản lý hệ thống cung cấp điện, cung cấp nước, hệ thống điều hoà, hệ thống xử lý nước thải – khí thải, hệ thống phòng cháy chữa cháy và các khu nhà làm việc của Viện;

– Đảm bảo cung cấp đầy đủ và thường xuyên điện, nước cho các hoạt động của toàn Viện. Thường xuyên kiểm tra và thay thế kịp thời các đèn bị hỏng ở các Khoa, Phòng;

Vận hành hệ thống điều hoà, hệ thống xử lý nước thải – khí thải hoạt động thường xuyên phục vụ cho công tác chung của Viện;

– Tự sửa chữa hoặc khai thác các dịch vụ từ bên ngoài để sửa chữa kịp thời hệ thống điện, nước, hệ thống điều hoà, nước thải, khí thải và hệ thống phòng cháy chữa cháy trong toàn Viện;

– Tự sửa chữa hoặc khai thác dịch vụ từ bên ngoài sửa chữa kịp thời các đồ gỗ, hệ thống cửa và khắc phục sự cố như chống thấm, chống dột, sơn lại tường khi bị ố…;

– Quản lý, bảo quản và vận hành hệ thống nghe nhìn của Viện. Quản lý hội trường, phòng họp, các dụng cụ sửa chữa và quản lý kho quản trị của Viện;

– Làm đầu mối kiểm tra, theo dõi việc sửa chữa, cải tạo cơ sở làm việc của cơ quan tại địa chỉ 48 Hai Bà Trưng và Khu chăn nuôi ở bệnh viện G1.

2.3. Công tác văn thư, lưu trữ:

– Tiếp nhận và theo dõi công văn đến theo quy định của Viện. Đi nhận bưu phẩm có liên quan đến hành chính của Viện khi có sự chỉ đạo của Viện trưởng;

– Đóng dấu, chuyển phát tài liệu, công văn đi, cấp phát giấy giới thiệu và công lệnh đi công tác cho cán bộ, viên chức của Viên theo đúng quy định của Nhà nước;

– Quản lý, sử dụng con dấu của Viện theo đúng quy định của pháp luật;

– Lưu trữ và bảo quản công văn, tài liệu, hồ sơ, đặc biệt là tài liệu mật và tuyệt mật theo đúng quy định của pháp luật;

– Đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt và bảo mật các thông tin trong cơ quan.

2.4. Các nhiệm vụ khác:

– Tổ chức quản lý phòng theo ISO/IEC – 17025 và GLP; quản lý hiệu quả nguồn nhân lực, tài sản, trang thiết bị của phòng; tuyên truyền, giáo dục cán bộ, viên chức thực hiện nghiêm chỉnh pháp luật của Nhà nước và Nội quy của cơ quan;

– Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Viện trưởng.

 

II. Cơ chế hoạt động và biên chế

1. Lãnh đạo phòng:

Gồm Trưởng phòng và 01 Phó trưởng phòng có trình độ đại học trở lên được bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định của pháp luật. Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Viện trưởng về mọi hoạt động của phòng, Phó trưởng phòng giúp việc cho Trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công.

2. Chuyên viên, cán sự và nhân viên phục vụ:

Các chuyên viên, cán sự và nhân viên phục vụ của Phòng Hành chính Quản trị được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch công chức, viên chức theo quy định của pháp luật, được giao nhiệm vụ và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về những công việc được phân công.

3. Biên chế:

Phòng Hành chính Quản trị được biên chế từ 7- 8 người và được điều chỉnh theo nhu cầu công tác do Viện trưởng quyết định.

 

III. Mối quan hệ công tác

1. Mối quan hệ với Ban giám đốc:

Chịu sự quản lý và lãnh đạo toàn diện của Viện trưởng thông qua Phó Viện trưởng kinh tế và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của mình trước Viện trưởng và pháp luật.

2. Mối quan hệ với các đơn vị và cá nhân trong Viện:

Phòng được chủ động phối hợp và hợp tác với các Phòng chức năng, các Khoa, Trung tâm và cá nhân trong Viện để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ được giao theo đúng quy định.

Bài viết cùng chuyên mục

Thảo luận